1. Allgemeines

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat bei uns einen besonders hohen Stellenwert. In dieser Datenschutzerklärung informieren wie Sie über die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen, soweit diese Datenverarbeitung auch Ihre Daten betrifft.

Sofern Sie zunächst eine Einführung in das Thema Datenschutz und allgemeine Informationen zu den in der Datenschutz-Grundverordnung verwendeten Begriffen wünschen, finden Sie beispielsweise auf dem Internetauftritt des Bundesdatenschutzbeauftragten, abrufbar unter bfdi.bund.de, eine Vielzahl weiterer Hinweise.

2. Informationen zum Verantwortlichen

2.1 Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die empirica-systeme GmbH, Kurfürstendamm 234, 10719 Berlin. Sie erreichen uns zu allgemeinen Fragen entweder telefonisch unter 030-42081428 oder per E-Mail an info@empirica-systeme.de. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite unter www.empirica-systeme.de

2.2 Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte nach dem Datenschutzrecht (siehe Ziffer 4) erreichen Sie uns entweder postalisch unter unserer oben angegebenen Anschrift oder per E-Mail unter datenschutzanfrage@empirica-systeme.de.

3. Tätigkeiten, bei denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

3.1 Besuch unserer Webseite (ohne Anmeldung)

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, ohne sich anzumelden, zu registrieren oder sonst Eingabefelder auf der Webseite auszufüllen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

3.1.1. Zum Zweck der Bereitstellung unserer Webseite verarbeiten wir die IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Referrer-Link und den Suchbegriff, über den Sie auf unsere Webseite gelangt sind, Informationen zu Browser, Betriebssystem, Spracheinstellung und Bildschirmauflösung aller Webseitenbesucher. Die Verarbeitung ist zur Ermöglichung der Nutzung unserer Webseite technisch erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Die Daten werden nach dem Ende Ihres Besuchs unserer Webseite gelöscht, soweit nicht einzelne Daten für einen der nachfolgend genannten Zwecke weiterverarbeitet werden.

3.1.2. Zum Zweck der Erkennung und Abwehr von Angriffen auf unsere Webseite und die technische Infrastruktur (z.B. Hacking, Denial-of-Service-Angriff) verarbeiten wir die IP-Adressen, Zugriffszeitpunkt, aufgerufene Unterseite(n) und übertragenes Datenvolumen aller Webseitenbesucher. Die Verarbeitung dient der Erfüllung unserer rechtlichen Pflicht zur Ergreifung von Schutzmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO). Die Daten werden sieben (7) Tage nach Ende Ihres Besuchs unserer Webseite gelöscht, sofern kein Angriffsversuch erkannt wird. Im Falle eines erkannten Angriffsversuchs von Ihrem Anschluss aus werden die Daten für die vollständige technische und ggf. juristische Aufarbeitung weiterverarbeitet.


3.1.3 Für die Bereitstellung einer personalisierten Darstellung unserer Webseite speichern wir funktional notwendige Cookies auf den Endgeräten der Webseitenbesucher. Diese Cookies enthalten folgende Daten: Aufgerufene Kategorie der Webseite, Spracheinstellung. Die Verarbeitung ist zur Ermöglichung der Nutzung unserer Webseite technisch erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO).

Sämtliche Cookies werden entsprechend der in Ihrem Web-Browser hinterlegten Einstellungen zugelassen, blockiert und gelöscht (z. B. beim Schließen des Browser-Fensters). Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

3.2. Kontaktformular auf unserer Webseite

Zum Zweck der Bereitstellung einer Kontaktaufnahmemöglichkeit zur Geschäftsanbahnung und Beantwortung allgemeiner Fragen verarbeiten wir die folgenden im Kontaktformular eingegebenen Daten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Betreff und Nachricht zum Anliegen. Diese Daten werden nur verarbeitet, um das jeweilige Anliegen des Anfragenden zu bearbeiten, die Pflichtinformationen (Name und E-Mail-Adresse) sind erforderlich, um die Anfrage ggf. einem bestehenden Vertragsverhältnis zuordnen und dem Anfragenden mit persönlicher Anrede antworten zu können. Eine weitere Verarbeitung (z.B. zur Übermittlung von Werbung) findet nur dann statt, wenn das Anliegen dies erfordert (z.B. bei bekundetem Interesse an den Produkten, aber nicht einer Supportanfrage). Die Verarbeitung ist zur Vertragsdurchführung bzw. Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Die Verarbeitung wird unverzüglich nach Abschluss der Bearbeitung des Anliegens des Anfragenden eingeschränkt auf die Erfüllung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, und nach Ende der letzten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

3.3. Nutzung unseres Dienstes: empirica-systeme Analyst

3.3.1. Zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes „empirica-systeme Analyst“ und der Erfüllung des diesbezüglichen Nutzungsverhältnisses verarbeiten wir die folgenden Daten aller Nutzer des Dienstes: Webseiten Cookie, IP-Adresse, Nutzerkennung und Passwort, Nutzungsdaten (Abfragen), und vom Nutzer hinterlegte Objektadressen zu Immobilien. Diese Daten werden verarbeitet, um die Benutzerverwaltung und Authentifizierung des Dienstes zu realisieren, den Dienst weiterzuentwickeln, Support zu bisherigen Abfragen zu leisten, die Performance für zukünftige Abfragen zu optimieren (Caching), sowie zur physischen Speicherung der Abfragen zu Dokumentationszwecken des Nutzers. Die Verarbeitung ist zur Vertragsdurchführung bzw. Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Die Daten werden binnen 90 Tagen nach dem Ende des Nutzungsverhältnisses gelöscht, sofern sämtliche wechselseitigen Forderungen erfüllt sind und der Nutzer der Löschung der Daten nicht ausdrücklich widersprochen hat.

3.3.2. Wir verarbeiten zu Abrechnungszwecken (Rechnungstellung) den Namen, Vornamen, die Postanschrift, Kundennummer, E-Mail-Adresse, ausstehenden Zahlungsbetrag, genutzte Leistungen und Leistungszeiträume. Wir übermitteln die vollständigen Rechnungen mit den vorgenannten personenbezogenen Daten zum Zweck der Buchhaltung, Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Handelsbüchern, sowie zur Buch- und Steuerprüfung an die von uns beauftragten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer [WP und StB Wilms Brunnenallee 16 | 53177 Bonn]. Diese Übermittlung und Verarbeitung ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO). Im Fall von Zahlungsverzug oder Zahlungsausfällen übermitteln wir zur weitergehenden rechtlichen Durchsetzung von Ansprüchen sämtliche Nutzungs- und Abrechnungsdaten an einen Rechtsvertreter. Die Verarbeitung ist zur Vertragsdurchführung bzw. Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Die Verarbeitung der vorbezeichneten Daten wird unverzüglich nach Erfüllung aller gegenseitigen Ansprüche eingeschränkt auf die Erfüllung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, und die Daten nach Ende der letzten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

3.3.3. Zur Werbung für Produkte unseres Unternehmens mittels Telefon, Briefpost und E-Mail verarbeiten wir den Namen, Vornamen, Position im Unternehmen, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Daten über die bisherige Inanspruchnahme unserer Produkte und Leistungen, und Daten zu den Interessen (soweit mitgeteilt) unserer Bestandskunden. Wir informieren Bestandskunden in unregelmäßigen Abständen über Neuerungen in unseren Produkten, zu unserem Unternehmen, und allgemeine Entwicklungen mit Relevanz für unsere Produkte. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) erforderlich, unseren Kunden Direktwerbung für unsere Produkte zu unterbreiten und damit den Absatz unserer Produkte zu erhöhen. Die Datenverarbeitung zur Direktwerbung findet nur dann statt, wenn der Kunde dem nicht widersprochen hat und nur in dem Umfang, mit dem der Kunde im Rahmen der Vertragsbeziehung rechnen kann, ohne dass deswegen von einer unzumutbaren Belästigung auszugehen ist. Die Daten werden für die Verarbeitung zur Direktwerbung gesperrt, nachdem der Anfragende seinen Widerspruch gegen den Erhalt von Direktwerbung zu unseren Produkten erklärt hat.

3.4. Bearbeitung von Telefonanfragen

Zur Bearbeitung allgemeiner telefonischer Anfragen und zur Beantwortung telefonischer Kunden-Supportanfragen verarbeiten wir Namen, Vornamen, Telefonnummer, Kundennummer des Anrufers, die weiteren telefonisch vom Anrufer mitgeteilten personenbezogenen Daten sowie Angaben zum Inhalt der telefonischen Anfrage. Diese Daten werden durch unseren Auftragsverarbeiter ebuero AG (Hauptstr. 8 im Meisenbachhaus 10827 Berlin) erhoben und an uns übermittelt. Die Verarbeitung ist zur Vertragsdurchführung bzw. Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Je nach Inhalt des Anliegens wird die Verarbeitung wird unverzüglich nach Abschluss der Bearbeitung des Anliegens des Anfragenden eingeschränkt auf die Verarbeitung für den spezifischen Zweck des Anliegens (z. B. Nutzung unserer Produkte durch den Kunden, Werbung für unsere Leistungen im Rahmen der Neukundenakquise). Nach der Erfüllung des jeweiligen Zwecks sowie aller gesetzlichen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten manuell gelöscht.

3.5. Neukundenakquise

Zur Werbung für Produkte unseres Unternehmens mittels Telefon, Briefpost, E-Mail sowie elektronischer Nachrichten über die Plattformen Xing, LinkedIn und Twitter verarbeiten wir von Mitarbeitern potentieller Kunden den Namen, Vornamen, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, elektronische Kennung auf der jeweils genutzten Plattform, die Position im Unternehmen und die zur Verfügung stehenden Informationen zum spezifischen Interesse des Unternehmens an unseren Produkten und Leistungen. Soweit wir diese Daten nicht von dem (Vertreter eines) potentiellen Kunden selbst erhalten haben (z. B. als Kontakt auf einer Messe oder Veranstaltung, über das Kontaktformular der Webseite oder im Rahmen eines Anrufs über die beauftragte ebuero AG), erheben wir die Daten über die jeweils genutzte Plattform (Xing, LinkedIn oder Twitter), soweit diese dort allgemein sichtbar sind oder freigegeben wurden, sowie aus öffentlichen Verzeichnissen. Die Verarbeitung ist zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) erforderlich, unseren Kunden Direktwerbung für unsere Produkte zu unterbreiten und damit den Absatz unserer Produkte zu erhöhen. Die Datenverarbeitung zur Direktwerbung findet nur dann statt, wenn dem nicht widersprochen wurde und nur in dem Umfang, mit dem der potentielle Kunde im Rahmen der Vertragsbeziehung rechnen kann, ohne dass deswegen von einer unzumutbaren Belästigung auszugehen ist. Die Daten werden gelöscht bzw. die Verbindung auf den Plattformen Xing, Twitter bzw. LinkedIn beendet, wenn der Mitarbeiter unserer Ansprache zu Werbezwecken widerspricht. Die Daten werden ferner manuell nach Entscheidung der Abteilung Vertrieb gelöscht, wenn während des Konversationsverlaufs entweder endgültig klargestellt wird, dass an den Produkten und Leistungen unseres Unternehmens weder gegenwärtig noch zukünftig Interesse besteht, oder wenn nach dem Ausbleiben einer Reaktion des potentiellen Kunden so viel Zeit vergangen ist, dass endgültig nicht mehr mit einer Reaktion zu rechnen ist.

4. Auftragsverarbeitung

Wir nehmen für sämtliche der in Ziffer 3 aufgeführten Verarbeitungstätigkeiten Leistungen der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) in Anspruch. Sämtliche personenbezogene Daten, die für diese Tätigkeiten verarbeitet werden, werden an den Auftragsverarbeiter übermittelt. Der Standort der eingesetzten Server ist in Deutschland.

5. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person

5.1. Ihre Rechte uns gegenüber können jederzeit per Post an unsere oben in Ziffer 2.1 genannte Anschrift oder per E-Mail an die oben in Ziffer 2.2 genannte E-Mail Adresse geltend machen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir telefonisch keine Anfragen zu personenbezogenen Daten bearbeiten, da in der Regel die Identität des Anrufers nicht mit hinreichender Sicherheit festgestellt werden kann.

5.2. Sie haben uns gegenüber hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:

5.2.1. Sie können Ihr Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, d. h. Sperrung für bestimmte Zwecke (Art. 18 DS-GVO) bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen jederzeit uns gegenüber geltend machen.

5.2.2. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) sieht ferner vor, dass Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen können, dass wir Ihnen – oder soweit technisch machbar einem von Ihnen benannten anderen Verantwortlichen – die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übermitteln.

5.2.3. Sie haben ein Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) zu bestimmten Verarbeitungszwecken, insbesondere Werbezwecken. Soweit wir eine Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) vornehmen, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Solche Gründe liegen insbesondere vor, wenn diese Ihren Interessen ein besonderes Gewicht verleihen und deswegen unsere Interessen überwiegen, beispielsweise dann, wenn uns diese Gründe nicht bekannt sind und daher im Rahmen der Interessenabwägung nicht berücksichtigt werden konnten.

5.3. Sie haben zudem das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden hinsichtlich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.